- Organisation de l’agenda de la DGS, planification des rendez-vous et réunions, élaboration et préparation des dossiers
- En lien avec le cabinet du Maire : Planification des réunions de bureaux municipaux, commissions, préparations des présentations et rédaction des comptes rendus,
- Préparation des conseils municipaux : élaboration du dossier de séance et des supports diffusés, envoi des convocations, préparation des supports projetés lors des séances, tenue des listes d'émargement, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux de séance, transmission en Préfecture, formalités d'exécution des délibérations et des actes annexes (…)
- Organisation, participation et suivi des conseils de Quartiers en lien avec le Cabinet du Maire, les services techniques et la police municipale
- Accueil physique et téléphonique
- Réception, tri et diffusion du courrier à destination des services et des élus. Classement des sollicitations en identifiant les sujets sensibles et prioritaires. Sous la direction du Cabinet du Maire, mise en place d’une procédure de suivi des réponses aux courriers par les services
- Rédaction de courriers et courriels divers en direction d'administrés ou de partenaires, de notes de service, de comptes-rendus, d'arrêtés municipaux et de décisions du Maire,
- Recueil des demandes de subvention annuelle des associations
- Suivi de l’intervention de l’archiviste du CIG
-Montage de certains dossiers de subvention en lien avec la DGS
- Gestion du budget de la direction générale
Posséder une première expérience sur un poste similaire et avoir une bonne connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
- Avoir un excellent sens de l’organisation, savoir anticiper et gérer les priorités
- Faire preuve de discernement, de discrétion et de confidentialité
- Être prêt à travailler en binôme avec la DGS et en lien avec les autres services
- Faire preuve d’une très grande rigueur dans la réalisation de l’ensemble des missions
- Avoir de parfaites qualités rédactionnelles
- Maîtriser les logiciels bureautiques: Word, Excel, Powerpoint
Collaborateur(rice) direct-(e) vous apportez une aide permanente à la Directrice Générale des Services . Vous êtes au cœur de l’action municipale et en lien avec l’ensemble des services et des élus. Vous assurez la diffusion des informations en direction des services. Vous participez à la gestion des instances municipales .