En tant que Chef(fe) de cabinet, sous la responsabilité de la Directrice de Cabinet, vous jouerez un rôle central dans l'organisation des instances et réunions stratégiques de l'Université. Vous travaillerez en lien direct avec le Président de l'Université, les Vice-Présidents, et les membres de l'équipe présidentielle. Vous serez en contact régulier avec les différents acteurs de l'université, y compris la Direction générale des services, les directions de composantes et de laboratoires de recherche, les étudiants, et les partenaires extérieurs. Ce poste est situé au Cabinet de la Présidence de l'Université à Versailles.
Vos missions principales incluent l'organisation des instances et réunions stratégiques, la coordination et le suivi des activités présidentielles, le soutien à la stratégie de communication, la gestion des relations institutionnelles, l'organisation événementielle, et la gestion administrative quotidienne. Vous serez responsable de l'organisation des réunions liées au Conseil d'administration et aux Conférences des Directeurs de Composantes, de la compilation et de la mise en forme des documents nécessaires, ainsi que de la logistique des réunions.
Vous assurerez également la coordination et le suivi des activités présidentielles, incluant l'organisation de l'agenda stratégique du Président, le suivi des dossiers prioritaires et des décisions présidentielles. En appui à la stratégie de communication, vous contribuerez à la rédaction de notes et supports de communication, et coordonnerez avec les services de communication pour les événements institutionnels.
Votre rôle impliquera également la gestion des relations institutionnelles, en servant d'interface entre le Président et les partenaires externes, et en organisant et préparant les rendez-vous et visites officielles. Vous superviserez la logistique des événements présidentiels tels que les inaugurations, conférences, et séminaires.
Au quotidien, vous accueillerez les interlocuteurs internes et externes, gérerez le courrier, et organiserez la logistique des parapheurs et l'archivage des documents. Vous serez responsable de l'organisation et du suivi des agendas du Président et des Vice-Présidents, en prenant en compte les priorités et urgences. Vous préparerez et suivrez les réunions, assurant la logistique et la rédaction de comptes rendus si nécessaire. Vous gérerez également les aspects logistiques et budgétaires, y compris les commandes, ordres de mission, notes de frais, et suivi des stocks de fournitures.
Enfin, vous apporterez un soutien aux étudiants et services internes, en gérant les recours étudiants et en suivant les conventions de stage à l'étranger.
Pour réussir dans ce rôle, vous devrez faire preuve de rigueur dans l'organisation et la gestion du temps, avoir d'excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, maîtriser les outils bureautiques, et gérer des situations complexes avec discrétion. Vous devrez également démontrer un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité, être disponible et adaptable, avoir un esprit d'initiative et de proactivité, ainsi que d'excellentes qualités relationnelles et un sens du service.
Une expérience significative en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un poste à responsabilité équivalente est souhaitée.
Si vous êtes motivé(e) par cette opportunité et possédez les compétences requises, nous vous invitons à postuler. Nous attendons avec impatience de découvrir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.