Activités liées à la formation (50 % du poste) :
- Appliquer les procédures de gestion et de contrôle des formations (CNFPT et autres organismes) : saisir les inscriptions, adresser les convocations, classer les attestations, etc.
- Effectuer le suivi des formations statutaires obligatoires des agents et des demandes de dispense auprès du CNFPT
- Participer au recensement des besoins dans le cadre du plan de formation, ainsi qu’à sa mise en œuvre
- Participer à la communication sur les actions de formation auprès des services
- Accompagner les agents dans la démarche de sélection des formations adaptées à leur besoin de développement de compétences métiers
- Assurer le suivi financier des formations : effectuer les demandes de devis, préparer les conventions, saisir les bons de commande et rapprocher les factures
- Assurer l’organisation logistique des formations en intra : réserver les salles, commander les repas et collations
- Participer à l’ouverture et au bilan des formations en intra
- Compléter les tableaux de bords de suivi
Activités liées au recrutement (30 % du poste) :
- Publier les annonces sur le site de la ville et les sites emploi
- Assurer globalement la gestion des sites emploi (mises à jour éventuelles et prolongation des annonces notamment)
- Programmer les entretiens en relation avec la responsable recrutement et les chefs de service recruteurs
- Rédiger et adresser les courriers de réponse négative aux candidats non retenus
- Constituer le dossier administratif des candidats recrutés, s’assurer de sa complétude avant de le transmettre à l’assistante RH ou aux gestionnaires carrière et paie
- Compléter les tableaux de bords de suivi
Activités transversales (20 % du poste) :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DRH, en lien avec les deux assistantes RH occupant le même open-space
- Rédiger ponctuellement divers courriers, liés à la carrière principalement
CONTRAINTES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
• 39h hebdomadaire
• Horaires :
Lundi, mercredi, jeudi et vendredi : 8h30-12h30 / 13h30-17h15
Mardi : 8h30-12h30 / 13h30-17h30
• 25 jours de congés et 23 jours de RTT
NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D’EXPERIENCE SOUHAITES
- Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, gestion et/ou expérience en ressources humaines
QUALITES ET CAPACITES REQUISES
- Rigueur administrative
- Autonomie
- Réactivité
- Sens de l’organisation
- Capacité à rendre compte de son activité
- Bon relationnel
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale indispensable
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)
- Connaissance des logiciels SEDIT RH (Berger Levrault) et CIVIL FINANCES appréciée
Au sein du Département des Ressources Humaines, vous assurez le traitement et la gestion administrative des dossiers liés à la formation et au recrutement.