Assistante administrative - Bâtiments (H/F)
Localisée en mairie aux côtés du Directeur du service Bâtiments, l’assistant administratif des bâtiments est la personne « relai » des responsables du service, et participe à la gestion administrative et comptable de ce service, en interface avec les autres services de la DST, les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs.
Tâches de gestion administrative :
• Assure le relai physique et téléphonique du service
• Accueille le public, les entreprises : physiquement ou par téléphone
• Participe aux réunions du service et rédige les comptes rendus
• Rédige le planning des suivis de chantiers
• Informe les services des dates d’interventions
• Prend en charge la gestion des contrats de maintenance (suivi et veille annuelle des reconductions pour une quinzaine de contrats)
• Aide ponctuelle à la préparation des Commissions de sécurité
Tâches de suivi comptable et budgétaire :
• Prend en charge la rédaction et le suivi des bons de commande jusqu’à la validation sur le logiciel financier
• Veille et impression des factures dans le logiciel financier, à faire valider par les collègues à l’origine de la demande
• Réalise le service fait des factures du service bâtiment dans le logiciel financier
• Mise à jour du budget du service bâtiment
• Assure le classement et l’archivage
Tâches de suivi des demandes de travaux :
• Participe à la réunion de coordination du logiciel de gestion des demandes d’interventions techniques « Mainti 4 » avec le responsable de la Régie Bâtiment
• Réceptionne les demandes d’interventions d’urgence par mail et par téléphone
• Effectue le suivi de l’état de réalisation des travaux correspondants aux urgences déclarées et le retour vers les services
• Participe au suivi de maintenance de fonctionnement du logiciel « Mainti 4 »avec le COPIL
Activités secondaires :
Tâches partagées par roulement pour le compte « Direction des Services Techniques » :
• Accueil des personnes (administrés, entreprises, agents des services de la commune et du CCAS)
• Suivi des messages téléphoniques des différents membres de la Direction en leur absence
• Création et notification des bons de commande et /ou ordre de service pour l’ensemble des services techniques afin de maintenir la continuité du service public
SPECIFICITES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue …)
• Temps de travail :
- 38 heures hebdomadaires
- 25 congés annuels et 18 RTT
• Horaires :
- De lundi au vendredi (sauf le mardi) : 8h30 – 17h00
- Le mardi : 8h30 – 17h30
- La pause méridienne est de 1 heure, à prendre de 12h30 à 13h30
Télétravail : possible en fonction des nécessités de service et des contraintes d’accompagnement du public
NIVEAUX DE FORMATION ET/OU D’EXPERIENCE SOUHAITES
• Niveau BAC, à pondérer par l’expérience
• Première expérience en collectivité territoriale souhaitable
CONNAISSANCES REQUISES
• Très bonnes connaissances bureautique (Pack office notamment)
• Connaissance des procédures administratives et comptables
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
QUALITES ET CAPACITES REQUISES
• Nécessité de devoir de réserve et de confidentialité
• Sens de l’accueil et du service public
• Aisance dans un environnement chiffré
• Rigueur, rapidité d'exécution et respect des échéances
• Disponibilité
• Esprit d’équipe et de polyvalence